1. EVITAR CONVOCAR UNA REUNIÓN SI EXISTEN MECANISMOS O PROCEDIMIENTOS QUE PUEDEN AHORRARLA. SI ALGO PUEDE SER COMUNICADO FUERA DE UNA REUNIÓN, MEJOR.
2. TODA REUNIÓN DEBE TENER UN MODERADOR - ORGANIZADOR - CONVOCANTE, UN OBJETIVO, PUNTOS A TRATAR Y CONCLUSIONES O ACUERDOS A LLEGAR. TODO DEBE QUEDAR PLASMADO TANTO EN LA CONVOCATORIA COMO EN EL ACTA DE LA MISMA.
(What, When, Where, Who)
3. DETERMINAR LAS PERSONAS CONCRETAS A LA QUE VA DIRIGIDA, CON CAPACIDAD DE DECISIÓN Y DE ACTUACIÓN. NADIE DEBE IR DE OYENTE, SINO CON UN TRABAJO PREVIO REALIZADO Y ASUMIENDO UNAS TAREAS A REALIZAR TRAS LA MISMA, EN BASE A LOS ACUERDOS ADOPTADOS.
4. UNA REUNIÓN DEBE DURAR LO MÍNIMO POSIBLE, ESTABLECIENDO LA DURACIÓN DE LOS PUNTOS A TRATAR Y EL TIEMPO DE INTERVENCIÓN DE CADA PARTICIPANTES. EXIGIR PUNTUALIDAD Y COMPROMETERSE CON LA HORA DE FINALIZACIÓN. ESCOGER BIEN EL DÍA Y LA HORA FIJADOS FACILITE LA IMPLICACIÓN DE LOS ASISTENTES.
5. ESCOGER BIEN EL LUGAR, FECHA Y HORA, LOS MEDIOS ASÍ COMO LOS MATERIALES O DOCUMENTOS NECESARIOS. CUALQUIER FALLO EN ESTE SENTIDO PUEDE OCASIONAR GRAVES PÉRDIDAS DE TIEMPO (ESPACIOS QUE NO HAN SIDO RESERVADOS, MEDIOS TÉCNICOS QUE NO FUNCIONAN, DOCUMENTOS QUE NO HAN SIDO ENTREGADOS A TIEMPO PARA SU LECTURA O REFLEXIÓN PREVIA…)
